Lavorare a distanza con i clienti: strumenti e pratiche

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Lavorare a distanza con i clienti: strumenti e pratiche

Nel corso degli anni Sketchin hacreato un ambiente di lavoro a distanza affidabile per sposare le caratteristiche di un nuovo mercato, come clienti internazionali, situazioni globali in evoluzione, problemi multinazionali, oltre a ridurre le spese di viaggio e di alloggio.

March 11, 2020

Fonte: pubblicazione Medium di Sketchin "Moving Forward"

Siamo abituati a lavorare a distanza, è una caratteristica radicata nel nostro DNA: siamo sparsi in diversi luoghi, lavoriamo con clienti in diverse parti del mondo e quindi non possiamo essere sempre fisicamente presenti. Per questo motivo abbiamo costruito una solida struttura di pratiche e strumenti che ci permettono di preservare sia la nostra cultura che il nostro processo di progettazione, e di lavorare in modo efficace come se fossimo sul posto.

Abbiamo già descritto in dettaglio gli strumenti e le pratiche che utilizziamo per lavorare a distanza all’interno dei nostri team, ma ora ci concentreremo maggiormente sulle attività con i clienti e i partner.

Nel corso degli anni abbiamo condotto diversi tipi di workshop, organizzato presentazioni, dibattiti e workshop moderati, tenuto conferenze e corsi e abilitato attività e processi di lavoro a distanza per i nostri clienti.

Design is a verb, design is a doing word (per citare una famosa canzone dei Massive Attack): solo coinvolgendo attivamente tutti gli stakeholder possiamo raggiungere la massima qualità e generare valore reale per i clienti che ci scelgono.

Quando l’emergenza COVID-19 ha colpito i nostri clienti e noi in un modo che nessuno avrebbe mai potuto prevedere o evitare, eravamo già preparati — almeno una buona cosa in mezzo a tutta questa confusione — , e possiamo condividere con loro (e con voi) il nostro processo di lavoro a distanza.

I principi alla base del processo

Il lavoro a distanza può essere efficace tanto quanto il lavoro faccia a faccia, ma richiede più disciplina; non avere principi chiari, regole, o non impegnarsi in una pratica costante, può portare ad una sua mancanza.

Abbiamo posto 4 principi come fondamento del nostro quadro di lavoro a distanza.

Collaborazione Agile

Ogni team di Sketchin, e anche Sketchin nel suo complesso, lavora seguendo la Metodologia Agile, che si caratterizza per la suddivisione dei compiti in brevi fasi di lavoro con frequenti riconsiderazioni e adattamenti progettuali, facendo sì che le persone sul lato cliente apprendano i fondamenti del metodo e diventino parte attiva del processo di progettazione.

Comunicazione efficiente

Poniamo una cura particolare nel rendere ogni comunicazione chiara ed efficace. Secondo la nostra esperienza, se ogni incontro è organizzato con cura la comunicazione è senza soluzione di continuità. La presenza dal vivo non è strettamente necessaria. I designer a volte hanno un gergo speciale che i clienti non capiscono. Definire un linguaggio comune per permettere a tutti di comprendersi a fondo è uno dei compiti più importanti di ogni progetto. Ed è particolarmente importante quando si tratta di attività a distanza.

Collaudati strumenti di pianificazione condivisa

Assicuriamo agli stakeholder una completa visibilità del progetto nel suo complesso e garantiamo la loro costante partecipazione attraverso sistemi di collaborazione a distanza già collaudati. In questo modo i lavori procedono come previsto e tutti sono informati su ogni compito e traguardo.

Miglioramento continuo

Lo smart working è ben consolidato tra i nostri team, ma potrebbe non esserlo per altri. Lavoriamo insieme ai nostri clienti per migliorare questo aspetto e aumentare l’efficienza.

Le pratiche del nostro Remote Work Framework

In un processo di design, le pratiche sono molte e diverse e possono includere stakeholder esterni con diversi livelli di coinvolgimento. Dalla fase di ideazione e messa a punto fino alla consegna finale.

Ricerca, brainstorming e test

  • Interviste a distanza con sessioni di screencast e videochiamate.

  • Remote Agile test condotti con specifiche soluzioni di screencast, registrazione delle sessioni e debriefing collaborativi a distanza che coinvolgono tutti gli stakeholder che possono così commentare e rispondere all’istante.

  • Sessioni remote di brainstorming con strumenti collaborativi per condurre workshop secondo gruppi distribuiti di partecipanti.

  • Onboarding dei partecipanti con soluzioni consolidate come istruzioni scritte o video.

  • Protocolli di esecuzione specifici per il brainstorming a distanza che includono canvas progettate in precedenza, così come compiti individuali e di gruppo.

Design e consegna

  • Call settimanale per la revisione del design ad una data e un’ora stabilite.

  • Strumenti di prototipazione collaborativa per raccogliere feedback in tempo reale da più utenti e località.

  • Screencast delle soluzioni di progettazione tra Sketchin e le parti interessate.

  • Controllo della versione di progetto, funzionamento in parallelo e consegna sicura.

  • Workshop di co-design a distanza con protocolli collaudati e flessibili che considerano anche il tempo di supporto tecnico per i partecipanti.

Pianificazione e lavoro

  • Un canale di comunicazione condiviso dedicato tra Sketchin e gli stakeholder.

  • Un archivio di documenti condiviso e sicuro.

  • Una stanza virtuale permanente che può essere raggiunta anche al telefono.

  • Essere pronti per riunioni a distanza con cuffie, microfoni e una postazione di lavoro sicura.

  • Walk-in e walk-out giornalieri per offrire visibilità delle attività e delle richieste di supporto.

  • Un calendario condiviso tra il Team Sketchin e le parti interessate.

Imparare a lavorare a distanza è un processo culturale, bisogna imparare a fare affidamento su persone che sono lontane da noi, e mancano tutte le informazioni che provengono dalla presenza fisica (umore, comportamento, tono di voce…).

Dobbiamo quindi costruire la fiducia by design.

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